O que é governança de dados e por que é importante?

Você sabia que: o volume de dados crescerá incríveis 40% ao ano no mundo todo?  É o que diz o relatório da Aureus Analytics que faz projeções das tendências de crescimento para o quinquênio 2021-2026. Já no início dos anos 2000, as empresas reconheceram que os dados representam um ativo estratégico para fundamentar a tomada de decisões estratégicas, promover a experimentação para aprender e melhorar, e também para gerar melhores resultados organizacionais.

Mas após a divulgação de violações de dados em grandes empresas como Facebook e Yahoo, a segurança dos dados se tornou a principal prioridade para as organizações. Tal ocorrência levou à exigência de uma governança de dados regulatória.

O que é governança de dados?

Ao pesquisar “definição de governança de dados” no Google ou Bing, você encontra várias explicações que, às vezes, são confundidas com o gerenciamento de dados. Segundo o Data Governance Institute (DGI), a governança de dados é “um sistema de direitos e responsabilidades para processos relacionados às informações, executado em concordância com modelos que descrevem quem pode realizar quais ações com quais informações, quando, sob que circunstâncias, e usando quais métodos.”

A definição do Gartner é a seguinte: a governança de dados engloba uma coleção de processos, funções, políticas, padrões e métricas que garantem o uso eficiente e eficaz das informações, permitindo que uma organização alcance suas metas.

Estas definições de governança de dados indicam que uma governança robusta segue padrões e políticas que garantem o uso dos dados com integridade. Ela estabelece quem pode realizar quais ações em quais situações, com quais dados e quais métodos.

À medida que novas leis e regulamentos de proteção de dados são aprovadas, o desenvolvimento, a implementação e a observação de estruturas eticamente robustas de governança de dados se tornará cada vez mais essencial para as organizações. Uma estrutura concreta de governança de dados aborda as funções operacionais e as responsabilidades, bem como os objetivos táticos e estratégicos.

Quem é o responsável pela governança de dados?

Depois de explicar a definição da governança de dados, vamos entender quem é o responsável pela sua implementação.

Uma governança de dados eficaz envolve toda a empresa. Grandes organizações geralmente formam uma equipe de governança de dados que é responsável pelo estabelecimento de metas e prioridades, desenvolvimento do modelo de governança, obtenção da aprovação do orçamento e a seleção das tecnologias adequadas a serem usadas.

Confira na lista abaixo as designações mais comuns da equipe de governança de dados:

Proprietários de dados

Esta função deve ser atribuída a gerentes seniores que especificam as necessidades por dados e a qualidade dos dados da organização. Eles precisam poder tomar a iniciativa e decisões para toda a organização. Sua função é voltada ao negócio. Os proprietários de dados se responsabilizam pelos dados como um ativo.

Organizadores de Dados

É uma função técnica. Organizadores de dados, ou data stewards, também são chamados de arquitetos de dados. Eles verificam se todos os padrões e políticas de dados estão sendo cumpridos diariamente. Muitas vezes, eles fazem parte de uma equipe de gestão central ou departamento de TI, pois precisam ser especialistas no assunto para uma entidade de dados ou/e um conjunto de atributos de dados.

Os organizadores de dados estabelecem definições e fórmulas padronizadas para os elementos dos dados, além de identificar os detalhes do sistema de fonte e o fluxo de dados entre os sistemas. Eles cuidam dos dados como um ativo ou oferecem consultoria sobre como fazer isso.

Operadores de Dados

Os operadores de dados, ou data custodians ou data operators, criam e mantém os dados usando como base as normas de uma organização. Isso inclui a integração organizacional e técnica, as atualizações e a manutenção dos ativos de dados. Recomenda-se que as funções de operador de dados sejam atribuídas a colaboradores em unidades de negócio estabelecidas, ou em combinação com funções de apoio dedicadas, por exemplo, de serviços compartilhados.

Comitê de governança de dados

Os comitês de governança de dados aprovam as políticas e normas que tratam da governança de dados. O comitê de governança também é responsável pela resolução de problemas de escala e pode ser dividido em subcomitês caso sua organização seja de grande porte. Por exemplo, você pode ter subcomitês específicos para clientes, fornecedores, produtos e colaboradores.

Estes comitês garantem que os requisitos, prioridades e problemas relacionados aos dados sejam alinhados entre várias entidades. Além dos subcomitês, a maioria das organizações tem dois conselhos, um para tratar de assuntos estratégicos relacionados ao gerenciamento de dados e outro para tratar de questões táticas relacionadas ao gerenciamento de dados.

Em um cenário ideal, uma equipe de governança de dados deve incluir um gerente, um arquiteto de soluções e governança de dados, um analista de dados, um estrategista de dados e um especialista em compliance que devem combinar seu conhecimento especializado para tomar decisões fundamentadas e em conformidade para a organização.

A importância da governança de dados

Com a governança de dados, as empresas têm mais clareza, se protegem contra o mau gerenciamento de dados e garantem a conformidade. A IBM divulgou recentemente que só nos EUA, as organizações perdem US$ 3,1 trilhões anualmente por causa da má qualidade dos dados.

Uma baixa qualidade dos dados afeta todos os aspectos de uma organização, desde as informações para o marketing até o planejamento financeiro, impedindo a realização de KPIs importantes. É impossível tomar decisões precisas ou assumir riscos calculados quando a qualidade dos dados é insatisfatória.

Os benefícios da governança de dados

Apesar de apresentar alguns desafios iniciais, a governança de dados permite às empresas que continuem ágeis em mercados saturados, sem deixar de manter a conformidade com a legislação que evolui constantemente.

Garantia de alta qualidade

Um programa rigoroso de governança de dados mantém seus dados limpos. A responsabilidade compartilhada garante uma constante limpeza, atualização e remoção de dados. Lidar com dados dá trabalho, mas o processo pode ser menos desgastante se sua equipe de gerenciamento de dados mantém tudo atualizado e relevante.

Uma política de dados eficaz permite às organizações encontrar e manter informações úteis e reduzir informações ROT (redundantes, obsoletas e triviais). Por exemplo, ao lidar com vários pontos de entrada de dados, alguns dados serão inevitavelmente repetidos e/ou incorretos. Sua política de dados deve permitir à sua equipe eliminar tais erros e criar uma fonte única de dados confiáveis e de alta qualidade.

Melhor tomada de decisão e planejamento organizacional

Vivemos em uma época em que os dados se tornaram um fator crítico para as decisões organizacionais. Uma boa governança de dados permite aos usuários autorizados acessar os mesmos dados, evitando assim a criação de silos de dados na empresa. As equipes de TI, Vendas e Marketing trabalham juntas, compartilham dados e insights, trocam conhecimento e economizam tempo e recursos. Os dados são mais centralizados.

Processo de compliance mais rápido

Ao tomar melhores decisões, a conformidade é alcançada com maior rapidez. As organizações podem escolher entre uma abordagem com pouco código  ou sem código, dependendo das suas necessidades específicas, e ambas têm o benefício de agilizar o compliance. O software para a governança de dados pode transformar o processo usando o mascaramento como técnica de proteção de dados, permitindo assim que as organizações estejam em conformidade com maior rapidez. Com isso, o treinamento que duraria meses ou anos não é mais necessário.

Melhor compliance

Com a implementação de um sistema de governança de dados, fica mais fácil para sua organização cumprir integralmente as leis de proteção mais recentes, inclusive o General Data Protection Regulation (GDPR), da União Europeia, a lei de portabilidade e responsabilidade de provedores de saúde (HIPAA), o Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI-DSS) e outras leis de proteção de dados.

Entre todas as vantagens incentivadoras, a conformidade deve estar no topo da sua lista. A legislação relacionada à proteção de dados continuará evoluindo, junto com a tecnologia. A adoção de um sistema de compliance abrangente garante a aderência às leis e evita sanções ou multas por violação da legislação. Além disso, ao cumprir as normas regulatórias atuais, os dados da empresa ficam protegidos para que não caiam em mãos erradas.

Os desafios da governança de dados

Devido à falta de gerenciamento de dados, os usuários passam em média 1,8 hora por dia procurando pelos dados corretos. Isso é um problema básico para as equipes de uma empresa.

Falta de liderança

A governança de dados abrange vários departamentos dentro de uma organização e exige uma clara liderança top-down. Um programa de governança de dados de sucesso precisa da colaboração multifuncional.

As tendências do setor indicam que os responsáveis pelos dados, os Chief Data Officers (CDO), possuem agora o mesmo nível de importância que os responsáveis pela informação ou o Chief Information Officer (CIO). Se uma organização não tiver um CIO, ela precisa ter alguém da alta administração que tenha uma função com foco na política de dados e no alinhamento processual. Este profissional precisa fazer uso da sua autoridade para defender o orçamento e a alocação de recursos e se empenhar para manter uma boa governança de dados.

Falta de uma equipe de suporte

Organizações que não conseguem implementar uma boa governança de dados tendem a confiar demais nos cientistas de dados, esperando que eles assumam quase toda a responsabilidade pelos dados. A governança de dados contêm vários componentes que não fazem parte das competências do cientista de dados, como estabelecer os procedimentos das políticas. A governança de dados deve ser gerida por um grupo de pessoas responsáveis por diferentes partes dos procedimentos operacionais e pelo cumprimento das normas de compliance.

O valor dos dados

Muitas vezes, falta clareza em relação à propriedade, acesso, gerenciamento e uso dos dados, resultando no armazenamento de dados em sistemas imprecisos. Isso pode gerar problemas de ROT e resultar em uma má administração geral, causando prejuízos em várias áreas. Investimentos em tecnologia não melhoram a qualidade e o valor dos dados existentes, pois os dados não podem se autogovernar e precisam ser entendidos corretamente para serem usados de forma eficaz.

Mau gerenciamento de dados

O gerenciamento de dados não é o mesmo que a governança de dados. A governança estabelece políticas e procedimentos que envolvem os dados. Já o gerenciamento aplica estas políticas e procedimentos para coletar e usar os dados para tomar decisões. O mau gerenciamento de dados resulta em dados desprotegidos, processos obscuros, silos de dados e falta de controle sobre os processos. Sem políticas e processos de consolidação, as organizações correm sérios riscos de segurança e não conformidade.

Melhores práticas de governança de dados

Desde sua fundação em 2003, o Data Government Institute (DGI) tem sido uma referência para as melhores práticas de governança de dados. Sua estrutura é usada por centenas de organizações no mundo todo. Os princípios fundamentais de uma boa governança de dados são:

1. Uma organização deve definir uma equipe de governança de dados com descrições claras do cargo, das responsabilidades e das obrigações. Isso inclui a definição de quem é responsável pelas decisões, processos e controles multifuncionais relacionados aos dados.

2. Os programas de governança de dados devem definir as responsabilidades, implementando um equilíbrio entre as equipes organizacionais e tecnológicas para garantir um trabalho eficaz em prol de uma meta comum.

3. As decisões, controles e processos relacionados aos dados devem ser auditáveis e acompanhadas pela documentação que corrobora os requisitos de compliance. Além disso, a estrutura deve facilitar a padronização da governança de dados da empresa.

4. Todos na organização devem trabalhar com integridade ao lidar uns com os outros e com dados. As pessoas devem ser honestas durante as discussões e ao darem seu feedback quando tomam decisões relacionadas aos dados.

5. Os processos da organização de dados exigem transparência para que todos os participantes e auditores saibam quando e como as decisões e controles relacionados aos dados são integrados aos processos.

6. E por fim, os programas eficazes de governança de dados devem promover mudanças proativas e reativas implementadas pela gestão para garantir o tratamento correto dos processos relacionados aos dados.

Ferramentas para a governança de dados

Uma vez que os dados e aplicações se tornaram cruciais para as organizações, as ferramentas de governança de dados criadas para proteger a integridade dos ativos de dados se tornaram ainda mais importantes.

A maioria das ferramentas de governança de dados conseguem:

• Melhorar a tomada de decisão

• Aumentar a qualidade dos dados

• Simplificar o gerenciamento dos dados

• Aumentar a interoperabilidade dos dados

• Melhorar a linhagem dos dados

No momento de selecionar a melhor ferramenta para sua estrutura de governança de dados, lembre-se que as ferramentas não são o mais importante, mas sim as metas e objetivos da sua estratégia de governança de dados.

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